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Fuente: Marissa Grootes/Unsplash

En 1996, el CEO de Motorola explicó en una conferencia que ya no había lugar en su empresa para un ingeniero que no pudiera trabajar en equipo. Casi 10 años después, Steve Jobs pronunció en «60 Minutes» que “las grandes cosas en los negocios nunca las hace una sola persona; son hechos por un equipo de personas”.

Hoy, el evangelio de la colaboración se ha consolidado en la mayoría de los lugares de trabajo. Si bien la colaboración puede tener grandes beneficios para los empleados y las organizaciones, también puede ser agotadora y distraída si se usa en exceso o de manera inapropiada.

Una de las herramientas de colaboración más comunes en el lugar de trabajo son las reuniones. Sin embargo, la cantidad de colaboración que realmente se realiza en muchas reuniones es cuestionable. En el extremo, algunos trabajadores lamentan estar en un “infierno de reuniones”, y la colaboración genuina es reemplazada por reuniones constantes. De hecho, una encuesta reciente confirmó que más de dos tercios de los empleados creen que las reuniones interfieren con su capacidad para realizar su trabajo.

Si bien la mayoría de los empleados informan sentirse abrumados por las reuniones constantes y la colaboración en el trabajo, los líderes subestiman la cantidad de empleados que se sienten así en casi un 50 por ciento. Para ayudar a comprender mejor este problema y hacer que sus equipos vuelvan a encarrilarse, los gerentes pueden establecer un tiempo libre de reuniones, considerar quién realmente necesita ser incluido en las conversaciones y combatir la fatiga de Zoom.

Establecer tiempo libre de reuniones

Las investigaciones han demostrado que las empresas con los ingresos más bajos tienden a clasificarse en dos grupos: las que tienen menos reuniones y las que tienen más reuniones. En otras palabras, las empresas necesitan encontrar el punto óptimo donde la información fluya entre los empleados pero donde los horarios no estén abarrotados.

La evidencia reciente sugiere que el equilibrio ideal es acumular reuniones dos días a la semana, dejando tres días libres de reuniones. Mientras que muchas empresas pueden encontrar este ideal desalentador y difícil de imaginar, la idea de establecer días libres de reuniones no necesita hacerse de una sola vez. El simple hecho de establecer un día libre de reuniones a la semana tiene beneficios increíbles: un examen de 76 empresas con más de 1000 empleados demostró que reducir las reuniones en un 20 %, o el equivalente a establecer un día libre de reuniones a la semana, mejoró la productividad en un 35 %. aumentó la cooperación en un 15 por ciento, redujo el estrés en un 26 por ciento y, en última instancia, mejoró la felicidad de los empleados en un 48 por ciento.

Considere quién realmente necesita ser incluido en la conversación

Cuando se envían invitaciones a reuniones, los anfitriones a menudo se equivocan al incluir más personas en lugar de menos. Aunque la intención suele ser incluir a cualquier persona con una participación potencial, los destinatarios suelen dudar en rechazar las invitaciones a reuniones incluso si sienten que su asistencia no tendrá un impacto. Como resultado, a las reuniones a menudo asisten demasiadas personas.

Para combatir este problema, Jeff Bezos implementó la «regla del equipo de dos pizzas» en Amazon, donde la cantidad de personas que trabajan juntas debería poder alimentarse con dos pizzas. Apoyando esta idea, la investigación ha identificado que cuando los empleados trabajan juntos, a menudo hay un «núcleo estratégico» dentro del grupo que representa un subconjunto de personas clave que tienen un impacto enorme en el desempeño del equipo.

Los anfitriones de reuniones pueden beneficiarse al considerar quién es el «núcleo estratégico» de su reunión o, en otras palabras, quién necesita ser incluido en la conversación.

Combate la fatiga del zoom

Durante muchos años, las investigaciones han demostrado que los empleados que asisten a más reuniones se sienten más agotados. Sin embargo, con el uso cada vez mayor de reuniones virtuales, hay otra capa de agotamiento que afecta a los asistentes: la fatiga de Zoom. Debido a que la mayoría de las empresas continuarán teniendo reuniones virtuales hasta cierto punto, las organizaciones pueden beneficiarse al minimizar el agotamiento que puede acompañar a las reuniones virtuales.

Un estudio reciente encontró que existe una solución simple para reducir la fatiga de Zoom y, en consecuencia, lograr que las personas participen más en las reuniones virtuales: no requerir que la cámara esté encendida durante todas las reuniones. De manera más general, debido a que los empleados a menudo encuentran que las reuniones virtuales constantes son más agotadoras que las reuniones en otros formatos, los gerentes pueden beneficiarse al considerar otros formatos cuando sea apropiado, como el teléfono o el correo electrónico.

En conclusión, está profundamente arraigado en muchos lugares de trabajo modernos que “el trabajo en equipo hace que el sueño funcione”. Sin embargo, ese sueño puede convertirse rápidamente en una pesadilla cuando la verdadera colaboración se reemplaza por una afluencia de reuniones. Al tomar medidas para remediar la sobrecarga de colaboración, los líderes pueden sorprenderse de cómo la reducción de reuniones puede fomentar una verdadera colaboración.

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