El correo electrónico, especialmente en el lugar de trabajo, se ha convertido en el modo de comunicación predeterminado para muchas personas. Es rápido, eficiente y no es necesario participar en respuestas emocionales en vivo y en tiempo real al mensaje.
Si bien el espléndido aislamiento de las reacciones emocionales inmediatas puede ser un consuelo para algunos, elimina la información más valiosa de cualquier conversación. En la comunicación cara a cara, dependemos en gran medida de información no verbal como la expresión facial, la postura corporal, los gestos y el tono de voz para interpretar y predecir el comportamiento de los demás.
Sin estas importantes señales no verbales, nuestra imaginación llena los espacios en blanco de lo que pretendía la persona que envía el remitente del mensaje y cómo se sintió acerca de la comunicación. Rara vez llenamos los espacios en blanco con intenciones positivas. Esto puede provocar malentendidos, relaciones dañadas y malas decisiones comerciales.
Dado que muchos de nosotros tenemos que comunicarnos por correo electrónico y SMS, debemos ser conscientes de que los correos electrónicos pueden tener un «tono». La gente recordará el tono emocional de un correo electrónico con más claridad y durante más tiempo que el contenido.
El tono del correo electrónico se transmite mediante la elección de palabras, sintaxis, puntuación, mayúsculas y minúsculas, longitud de la oración, apertura, cierre y otros indicadores gráficos como emoticonos y emoji.
Perspectiva n. ° 1: El hecho de que escriba de cierta manera no significa que se reciba de la misma manera.
En una conversación, hay un clima físico así como un clima psicológico.
Cuando comparte la ubicación con la persona con la que está hablando, comparte el mismo clima físico. Estás en el mismo espacio físico y vives prácticamente en el mismo entorno. Sin embargo, puedes compartir el mismo clima físico con una persona y estar en climas psicológicos muy diferentes.
Su vida puede ser bastante libre de estrés en este momento, mientras que la persona con la que se está comunicando puede operar con plazos ajustados y una serie de problemas personales. Cuando está ubicado, es más probable que reconozca y responda al clima psicológico de la persona que cuando no puede verla ni oírla.
Considera esto:
Redacte su correo electrónico sabiendo que el destinatario podría no estar en el mismo estado de ánimo o estado emocional que usted. Intente imaginar cómo lo interpretaría la persona que recibe el correo electrónico.
Perspectiva n. ° 2: cuando leemos un correo electrónico, intentamos leer la intención y el tono de las palabras.
Si el mensaje es ambiguo, muchas personas leerán automáticamente las emociones e intenciones más negativas en él.
¿Alguna vez ha hecho alguna inferencia sobre alguien que no respondió a un correo electrónico que le envió? ¿Su primer pensamiento es que la persona no cree que su publicación sea importante o está tratando de evitar el problema en el correo electrónico?
Conozca las posibles interpretaciones de los tonos de correo electrónico en los siguientes mensajes:
1. “Si no me lo trae antes de la 1:00 pm de hoy, no cumpliremos con nuestra fecha límite. «
Interpretación del tono: «Oye, idiota, vamos a perder el plazo y es tu culpa».
Lo que podría haberse escrito: “La fecha límite de hoy de la 1:00 pm es particularmente crítica. Es muy importante que reciba sus comentarios hoy, para que podamos entregarlos a tiempo. Gracias por su ayuda ! «
2. «Esto no es lo que acordamos en nuestra reunión».
Interpretación del tono: «Sé que no fuiste cuidadoso e intentaste dispararme algo, así que déjame enfocarte». «
Lo que se podría haber escrito: «Mirando mis notas, llegué a una conclusión diferente. ¿Tendría unos minutos para hablar con nosotros por teléfono y resolver esto hoy? ¡Gracias!»
3. «sí»
Interpretación del tono: «Estoy muy ocupado. No tengo tiempo para ti y, por cierto, no te mereces una Y mayúscula».
Qué podría haber escrito: «Sí».
Para transmitir el tono emocional de su correo electrónico, utilice estos consejos:
- Evalúe su relación con el receptor. Ajuste su nivel de formalidad por escrito para que coincida con la relación.
- El correo electrónico es algo más que la transmisión de información. Se trata de gestionar una relación a larga distancia. Considere comenzar con un comentario social como lo haría si estuviera hablando cara a cara. Por ejemplo, «Espero que hayas disfrutado el fin de semana largo» o «Espero trabajar contigo en este proyecto».
- Si cree que hay lugar para una mala interpretación de su publicación, tómese el tiempo para redactar el correo electrónico para asegurarse de que es más probable que su publicación sea recibida con su verdadera intención. Esto podría alargar el correo electrónico.
- No uses texto como «lol» o «BTW» a menos que conozcas a la persona muy bien. Lo mismo ocurre con el uso de emoticonos.
- Tenga cuidado con los cc y los cco, ya que se pueden hacer diferentes interpretaciones de lo que significa copiar personas en un correo electrónico. Comprenda que una persona a la que se le ha realizado una copia oculta puede responder olvidándose de que era una copia oculta.
- La mayoría de la gente ahora sabe que escribir TODO EN MAYÚSCULAS es lo mismo que gritarle a alguien.
- ¡No abuses de la puntuación!
- Si no está seguro del tono de un correo electrónico que está enviando, pídale a otra persona que lo lea y le dé su opinión antes de enviarlo. Si no hay nadie más disponible para controlar el tono de marcado, guarde el correo electrónico en su carpeta de borradores y vuelva a revisarlo unas horas más tarde antes de enviarlo.
- Lo más importante es saber cuándo levantar el teléfono o reunirse en persona para discutir un tema.
Para obtener consejos sobre cómo manejar los conflictos de correo electrónico, consulte mi artículo «Cómo lidiar con los conflictos de correo electrónico: por qué es tan tentador».
¿Ha tenido alguna experiencia interesante con el tono de los correos electrónicos? Compártelos en la sección de comentarios.
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