Hoy en día un gran problema para muchas personas es el no disponer del tiempo suficiente para poder llevar a cabo todas las tareas que tienen que desarrollar cada día, lo que hace que haya pocos espacios de tiempo en los que realmente se puede «no hacer nada», lo cual también tiene beneficios relacionados con la productividad, aunque a priori se pueda llegar a pensar todo lo contrario.

De hecho, en la actualidad lo más habitual es tener una agenda llena de actividades y tareas por hacer y las consecuencias de no poder llegar a conseguir todo hace que suframos de estrés, ansiedad y agotamiento, así como de otros síntomas que se dan cuando la agenda es la que llega a controlarnos y no es al revés.

El tiempo no se puede gestionar como tal, es decir, cada día existen 24 horas, lo que supone una limitación para muchas personas, pero sí que se puede gestionar la energía y la atención, algo que resulta clave para ser más productivo y minimizar los síntomas negativos relacionados con el día a día.

El primero de los puntos a valorar es tener claro qué es lo que nos está llevando a tener una sobrecarga de tareas, ya que en muchas ocasiones se puede deber a que se aceptan todo tipo de encargos es muy probable que llegues a padecer este tipo de problema.

Siempre hay más cosas que hacer que tiempo, por lo que es importante decidir a qué temas en concreto vas a destinar tu mayor atención y por tanto tu mayor tiempo, tratando de lograr una organización óptima que en la gran mayoría de las ocasiones no se puede conseguir.

También es importante dejar de lado los pensamientos de que no se tiene tiempo suficiente, ya que esto, lejos de servir de ayuda, lo que hace es que te limites a tí mismo, al mismo tiempo que contribuye a que se genere un mayor estrés.

De alguna manera, a través de estos pensamientos lo que estás haciendo es convencerte a ti mismo de que no tienes capacidad para hacer frente a esos factores externos y descartas la posibilidad de cambiar tu organización porque consideras que esto no te ayudará a cambiar tu problema.

Un gran problema para conseguir cambiar la forma de organizarte y alcanzar una organización óptima radica en las redes sociales y aplicaciones de mensajería instantánea, ya que en muchas ocasiones las notificaciones que se reciben en el smartphone son las responsables de que  no puedas ser una persona productiva, ya que son distracciones que te impiden centrarte en las tareas que estás realizando, de manera que al final del día ha habido un cúmulo de  acciones que te han hecho perder muchos minutos que podías haber empleado en las tareas realmente necesarias.

De igual forma, también interfieren negativamente las tareas de bajo valor o nulo valor, las que se dan cuando te dedicas a asuntos de menor importancia en momentos en los que deberías centrarte en aquellos que sí la tienen.

Por ello, es muy importante que puedas dejar a un lado todas esas distracciones para poner atención plena en aquello que estás realizando, algo que se puede tratar con técnicas especiales como el mindfulness, al cual ayuda también a la gestión del tiempo. Para ello también es importante conocer las horas a las que se es más productivo.

Pasos para mejorar la productividad

A la hora de tratar de ser más productivo hay diferentes aspectos que puedes tener en cuenta para organizar tu agenda y ser más productivo, siendo necesario tener en cuenta que es necesario contar con lo que se conoce como un sistema de productividad personal, sabiendo qué debes hacer en cada momento, sobre todo en los momentos que tienes más energía, pero también en los momentos libres que puedes tener y que realmente puedes aprovechar.

Para poder hacer en cada momento lo que de verdad corresponde es muy importante tratar de establecer una agenda de tareas que te permita capturar todo lo que debes hacer, procesarlo y revisarlo. De hecho, podemos diferenciar estos tres pasos a la hora de organizar una agenda de la manera apropiada:

Capturar

En este paso lo que debes hacer es ir anotando todo aquello que debes hacer, teniendo por objetivo el liberar a la mente de tener que estar constantemente recordando todo lo que hay que realizar, ya sea en el terreno personal o el profesional. El tenerlo apuntado en algún lugar hace que se genere una sensación de tranquilidad, ya que se reducen las posibilidades de que se pueda cometer un olvido.

Procesar

Una vez al día debes procesar todo aquello que está anotado, que esto no significa tener que hacerlo en ese momento, si no que debes decidir sobre cada elemento apuntado lo que debes hacer al respecto, ya sea añadirlo en tu agenda para realizando en algún momento de la semana, o un día en particular, hacer esa tarea en ese momento o incluso borrar esa tarea puesto que no te resulta útil ni necesaria.

Revisar

Al final del día debes hacer una revisión sobre todas las tareas del día siguiente, siendo necesario emplear apenas 5-10 minutos para ello, de manera que puedas actualizar todas las tareas pendientes, lo que te ayudará a mantener una correcta organización y a poder llevar a cabo todas las tareas correspondientes.

Por lo tanto, para poder mantener una correcta organización y poder responder cada día a las tareas que se deben realizar es muy conveniente tener siempre a mano un bloc de notas y un bolígrafo o bien utilizar el dispositivo móvil para apuntar todo aquello que se debe tener en cuenta o se debe realizar. Puedes utilizar cualquier app para móviles específica para ello o recurrir a métodos más tradicionales, de manera que puedas asegurarte de que siempre podrás afrontar todas las tareas que debes realizar.

Así conseguirás ser una persona mucho más productiva, que pueda hacer frente a las diferentes tareas que son indispensables y a aprender a dejar a un lado aquellas de escaso valor.

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