Las protestas de licitación contra un proceso de adquisición a menudo se centran en reclamos de parcialidad que resultan en decisiones de selección defectuosas. Por ejemplo, la Oficina de Responsabilidad Gubernamental (GAO, por sus siglas en inglés) publicó un informe en 2017 que encontró que una «decisión de selección defectuosa» fue una de las 4 razones principales para el éxito de las protestas de licitaciones, y más del 22 por ciento de las protestas de licitaciones tuvieron éxito ese año.
Como resultado, es de vital importancia que los funcionarios de contratación protejan el proceso de contratación de prejuicios. Sin embargo, sus esfuerzos para hacerlo a menudo se quedan cortos, dejándolos vulnerables a una oferta de protesta. Como ejemplo, consideremos una protesta de licitación contra la adjudicación de un contrato de administración de Medicaid de más de $20 mil millones. Tengo conocimiento personal del caso, ya que tuve el privilegio de participar como testigo experto en parcialidad en protestas de licitación.
¿Qué es el sesgo en el proceso de contratación?
Comencemos por definir el sesgo. El sesgo se refiere al uso de criterios o información inapropiados en la toma de decisiones que conduce a decisiones irracionales, arbitrarias y caprichosas. Eso podría significar un sesgo deliberado, es decir, una perspectiva preconcebida y prejuiciosa destinada a sopesar a favor o en contra de ciertas opciones.
Sin embargo, el sesgo es a menudo implícito. Ahí es donde el tomador de decisiones no toma medidas para proteger el proceso del sesgo y luego, sin saberlo, emite juicios sesgados. De hecho, es posible que estén haciendo todo lo posible para tomar la decisión más precisa posible. Pero, debido a que no tomaron medidas para proteger la estructura del proceso de toma de decisiones del sesgo, el proceso conduce a conclusiones innegablemente sesgadas. Para evitar el sesgo, cualquier proceso debe estar estructurado para abordar tanto el sesgo deliberado como el no intencional.
Los patrones específicos que conducen a decisiones irracionales son llamados sesgos cognitivos por científicos cognitivos y conductuales como yo. Como describo en mis libros, los sesgos cognitivos se refieren a errores de juicio peligrosos que se derivan de nuestro trasfondo evolutivo y la estructura de nuestras mentes. Nuestros cerebros están adaptados al entorno de la sabana, no al entorno moderno, y por lo tanto nuestros procesos mentales tienden a cometer errores sistemáticos en el mundo moderno.
Afortunadamente, los científicos han encontrado recientemente técnicas efectivas para superar tales sesgos mediante la práctica de eliminación de sesgos. Cualquier proceso de adquisición puede protegerse del sesgo mediante la integración de dichas técnicas.
Sesgos comunes en un proceso de contratación
No se sorprenderá de que el primer paso para abordar el sesgo en la adquisición implique aprender sobre los sesgos cognitivos. Después de todo, sin conocer las formas específicas en que nuestras mentes nos desvían, los funcionarios de adquisiciones no podrán evitar decisiones sesgadas.
Uno de los mayores sesgos cognitivos en la adquisición se conoce como el sesgo de confirmación. Este punto ciego mental hace que los funcionarios de adquisiciones busquen información sobre los solicitantes que confirme sus creencias y suposiciones iniciales e ignoren la información que no lo haga. El problema es obvio: las creencias y suposiciones iniciales pueden resultar erróneas. Si los funcionarios de adquisiciones pudieran simplemente confiar en sus intuiciones iniciales, no necesitaríamos ningún proceso de adquisiciones.
Un punto ciego mental relacionado se conoce como sesgo de creencia, lo que hace que evalúemos los argumentos, o los solicitantes, en función de nuestras creencias preexistentes sobre su calidad en lugar de los hechos. Por lo tanto, un funcionario de adquisiciones al que le agrada un solicitante, o le desagrada un solicitante, puede adjudicar un contrato basándose en ese juicio inicial sin considerar los detalles de la solicitud.
Otro peligroso error de juicio, el sesgo de anclaje, hace que nuestras mentes se anclen a la información inicial que tenemos sobre un tema. Por eso es fundamental organizar el proceso de adquisición de tal manera que la información inicial sobre los solicitantes no favorezca a ningún solicitante específico. Del mismo modo, el sesgo de creencia haría que los funcionarios de adquisiciones que evalúan a los licitantes traten la primera solicitud como una línea de base al considerar todas las demás solicitudes. Por eso es tan importante que diferentes evaluadores evalúen a los solicitantes en un orden diferente.
Educación Lecturas esenciales
El sesgo de disponibilidad hace que busquemos la información que está más fácilmente disponible en nuestra memoria. Tener criterios claros que nos recuerden la información adicional que debemos abordar ofrece una forma de ayudar a mitigar este problema.
El efecto halo y el efecto cuerno plantean peligros particulares para la adquisición no blindada; es decir, cuando los evaluadores conozcan la identidad de cada postulante. El efecto halo se refiere al hecho de que cuando nos gusta cierta característica de una opción, tenderemos a tener una visión demasiado favorable de la opción en su conjunto sin darnos cuenta; el efecto de los cuernos se refiere a cómo cuando tenemos una percepción negativa de una característica de una opción, tenderemos a tener una visión demasiado negativa de la opción en su conjunto. Si conocemos la identidad de ciertos solicitantes, dejaremos que nuestras impresiones sobre sus características influyan en los resultados.
Sesgos que afectan la toma de decisiones grupales en un proceso de contratación
Un peligro particular para la toma de decisiones basada en grupos en adquisiciones, como la puntuación por consenso, es el fenómeno conocido como pensamiento de grupo. Este concepto se refiere a las opiniones de las personas de un grupo que se fusionan en torno a la perspectiva de la persona más poderosa del grupo.
El pensamiento grupal está impulsado por un deseo de consenso entre un grupo de personas, donde hay algunas personas con más poder y otras con menos. A menudo conduce a un resultado sesgado debido a efectos de presión de grupo no intencionales (oa veces intencionales), donde algunos evaluadores pueden tener dudas sobre las creencias de quienes tienen más poder, pero están de acuerdo por el bien de mantener la paz.
Un problema relacionado se denomina sesgo de autoridad, que es la tendencia de las personas a someterse a quienes perciben que tienen autoridad. Si hay una fuente de autoridad en una reunión de consenso, como un evaluador que también es un ejecutivo de alto nivel o el facilitador de una reunión de consenso, esta autoridad puede influir poderosamente en los evaluadores y conducir a un resultado sesgado.
Muchos funcionarios de adquisiciones son deliberadamente indiferentes a los prejuicios
Si busca en Google «sesgos cognitivos», encontrará más de 75 millones de resultados. A pesar de la amplia información ampliamente disponible sobre los sesgos cognitivos, los funcionarios de adquisiciones, en el caso de la adjudicación del contrato de Medicaid por más de $20 mil millones, no tomaron ni siquiera los pasos más básicos para abordarlos, como aprender sobre estos sesgos cognitivos.
El Departamento de Medicaid del estado contrató a una conocida empresa consultora como experta para facilitar el proceso de adquisición. Dos miembros del personal de la empresa consultora, Jane y Doe, sirvieron como facilitadores clave.
A Jane, quien dirigió la reunión de consenso y se desempeñó como directora principal del contrato, se le preguntó sobre su experiencia en una declaración. Se describió a sí misma como una experta con gran experiencia en “trabajar en comités de evaluación y diferentes procesos en los que tenemos que lidiar con la identificación de sesgos”.
Sin embargo, cuando se le preguntó si tenía alguna capacitación formal en evaluación de adquisiciones, dijo que no. Cuando se le preguntó qué es el «sesgo de confirmación», quizás el sesgo cognitivo más famoso, dijo: «No sé a qué te refieres con eso». Cuando se le preguntó si tenía algún entrenamiento en el área de prejuicios, indicó que no.
Dada su reconocida falta de comprensión de la capacitación en sesgo o incluso una comprensión básica de conceptos fundamentales como el «sesgo de confirmación», ¿cómo podría proteger eficazmente el proceso de adquisición del sesgo intencional o no intencional?
¿Quizás su colaborador en la reunión de consenso, Doe, tenía más experiencia en abordar el sesgo? Lamentablemente no. En su testimonio, indicó que no consultó a expertos en prejuicios ni había recibido capacitación en prejuicios. Cuando se le preguntó si sabía a qué se refiere el sesgo de anclaje, indicó que no, a pesar de que el sesgo de anclaje es una de las amenazas más peligrosas para una adquisición exitosa. De igual forma, consultada sobre otros sesgos cognitivos, indicó que no podía definir ninguno de los que escuchó. Además, indicó que su empresa de consultoría no tiene la política de volver al proceso de adquisición y verificarlo para ver si hay algún posible sesgo.
Hacer que el proceso de contratación esté libre de sesgos es un requisito para evitar las protestas por licitación
Ahora, no es que los funcionarios de adquisiciones ignoraran por completo el sesgo. Un evaluador, que también se desempeñó como director médico del estado, testificó que para otorgar $20 mil millones en fondos de Medicaid, “eliminar el sesgo sería otra cosa importante”; y que el proceso de adjudicación del contrato “fue diseñado para ser lo más objetivo posible”. Un empleado estatal separado que dirigió el proceso de adquisición probó que «toda la [procurement] El proceso fue diseñado para prevenir el sesgo”.
Lo que hicieron fue pedirles a los evaluadores que firmaran un documento diciendo que no estaban sesgados. También pidieron a los evaluadores que no tuvieran comunicación externa durante el período de evaluación.
Sin embargo, la falta de educación sobre el sesgo es un defecto fatal. Si los evaluadores, facilitadores y otros funcionarios de adquisiciones no saben de qué deben protegerse, ¿cómo pueden protegerse?
De hecho, la demanda de protesta por licitación descubrió un amplio sesgo en el proceso de adquisición, que podría haberse evitado con algo de educación e intervenciones basadas en esa educación. La falta de preocupación por abordar el sesgo le costó muy caro al departamento estatal de Medicaid en la demanda que siguió a la adjudicación del contrato.
Conclusión
Una «decisión de selección defectuosa» se encuentra entre las cuatro razones principales para mantener las protestas de licitación de adquisiciones presentadas ante la Oficina de Responsabilidad Gubernamental (GAO), sin embargo, los esfuerzos de los funcionarios de adquisiciones para proteger las adquisiciones del sesgo son inadecuados. A pesar de la intención de los funcionarios de emitir un juicio óptimo, el resultado adolece de sesgos deliberados y no intencionales, más específicamente, sesgos cognitivos.
Reconocer estos puntos ciegos mentales es el primer paso para prevenir decisiones sesgadas. Esta lista incluye el sesgo de confirmación, el sesgo de creencia, el sesgo de anclaje, el sesgo de disponibilidad, el efecto de halo y el efecto de cuernos, entre otros. Del mismo modo, la puntuación por consenso y el sesgo de autoridad pueden conducir a un resultado sesgado en la toma de decisiones grupal en un proceso de adquisición.
A pesar de que esta información está fácilmente disponible, incluso los consultores contratados por los estados para facilitar la adquisición de contratos, como Medicaid, a menudo carecen de conocimiento y capacitación formal para evaluar e identificar sesgos en la adquisición. Sin duda, esta falta de comprensión por parte de los funcionarios hace que la contratación de compras sea susceptible de sesgos, que de otro modo podrían haberse evitado.
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