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Fuente: Unsplash

Recientemente leí un artículo muy interesante sobre cómo dedicar menos tiempo al correo electrónico, que según los investigadores puede llevar alrededor del 28% de los días laborales de los profesionales. Una de las recomendaciones fue revisar los correos electrónicos solo una vez por hora. Para la mayoría de las personas, esto puede parecer una sugerencia sensata, pero puede resultar sorprendentemente difícil poner en práctica estos consejos. ¿Por qué? Los consejos que son simples en la superficie a menudo no abordan las barreras psicológicas involucradas. Comprender cuáles son estas barreras puede ayudarlo a identificar qué hábitos de correo electrónico son los mejores para usted.

Echemos un vistazo a por qué las personas revisan sus correos electrónicos con tanta frecuencia, luego echemos un vistazo a las soluciones. ¿Con cuál de las siguientes opciones te identificas?

Verifica con frecuencia porque …

1. Temes quedarte atrás en los correos electrónicos.

Personalmente, a menudo reviso mis correos electrónicos por la noche porque no quiero sentirme abrumado por los correos electrónicos cuando trato de ser productivo a la mañana siguiente.

Responder correos electrónicos a menudo requiere una toma de decisiones. Es difícil hacer demasiado a la vez. Puede ser agradable separarse y no tener que lidiar con varios correos electrónicos que requieran decisiones. Por lo tanto, si bien el procesamiento por lotes de correos electrónicos puede ser menos perturbador, la psicología que hay detrás es complicada.

2. Las actividades de distracción son más fáciles que las actividades laborales productivas.

Realizar actividades que distraigan, como enviar correos electrónicos, sigue siendo, en general, más fácil mentalmente que la mayoría de las alternativas, como concentrarse durante varias horas ininterrumpidas en un trabajo importante, en el que muchas personas pasan poco tiempo haciendo. Los seres humanos tenderán a tomar la ruta de clic-clic-clic inmediata más fácil, incluso si eso significa que no estamos haciendo un trabajo que objetivamente tiene una prioridad mucho más alta.

3. Quieres ser concienzudo.

Es más concienzudo responder a los correos electrónicos de las personas a las que desea impresionar (por ejemplo, jefes, compañeros de trabajo) en 15 minutos que tomar unas pocas horas o un día para hacerlo. Sin embargo, esto suele ser una ilusión. Si revisa constantemente sus correos electrónicos, probablemente sea un miembro menos productivo de su equipo que si no lo fuera.

No es del todo incorrecto pensar que responder rápidamente a los correos electrónicos puede hacer que parezca concienzudo. A veces lo es. Sin embargo, he argumentado antes que tomar más tiempo que el promedio para responder correos electrónicos a veces puede hacer que parezca importante (por ejemplo, porque está demasiado ocupado haciendo otras cosas para los correos electrónicos).

Une fois que vous avez mis en place un modèle de réponse aux e-mails très rapide, il peut être difficile de rompre ce modèle de peur que d’autres personnes puissent voir votre changement de comportement comme un indicateur que vous êtes en colère ou que algo no va bien.

4. Tienes miedo de perderte algo.

A veces atribuimos mentalmente la respuesta rápida a una oportunidad como parte de por qué tuvimos éxito. Por ejemplo, ve un correo electrónico sobre un artículo en venta e inmediatamente compra ese artículo, pero en realidad estaba en oferta y disponible toda la semana.

Hay momentos en los que me pierdo buenas oportunidades porque no reviso constantemente mis correos electrónicos, pero en general, siempre es una situación mejor que sentirme estrechamente conectado con mis correos electrónicos. ¿Qué es verdad para ti?

5. Es solo un hábito.

Hasta cierto punto, consultar el correo electrónico con frecuencia puede ser un hábito. Puede hacer esto de manera reflexiva cuando espera a que comience una reunión, antes de tomar un descanso y tan pronto como regrese a su escritorio.

Es posible que ya haya tenido razones razonables para revisar sus correos electrónicos con frecuencia (por ejemplo, cuando es nuevo en un trabajo y está aprendiendo el terreno), pero el hábito ahora existe independientemente de esa motivación.

6. Revisa sus correos electrónicos durante el tiempo de inactividad para evitar la ansiedad.

Si en general se siente estresado y es propenso a rumiar, el tiempo de inactividad puede ser como una invitación para que esos pensamientos estresados ​​y rumiantes salgan de fiesta. Revisar los correos electrónicos puede ayudar a llenar esos vacíos y evitar que la ansiedad y la rumia se instalen, pero no es una buena solución.

7. Subestimas los desagües ocultos de los correos electrónicos.

Aparentemente, se tarda unos cuatro segundos en escanear el texto de vista previa de un correo electrónico, y muchos de nosotros recibimos docenas de correos electrónicos irrelevantes todos los días. Debido a que son solo unos segundos aquí y allá, no parece gran cosa, pero con el tiempo ese esfuerzo desperdiciado simplemente se acumula. Además, por cada correo electrónico que vemos, tenemos que decidir si leerlo o no, lo cual es cognitivamente agotador.

Dado que los humanos generalmente toman el camino de menor resistencia, estamos retrasando la decisión de cancelar la suscripción a correos electrónicos promocionales que nunca o casi nunca leemos. Los seres humanos también odian renunciar a ciertos beneficios que creen que tienen (por ejemplo, cupones de correo electrónico que a veces son relevantes). Este tipo de aversión a las pérdidas es un factor extremadamente importante en el que tomamos malas decisiones, y es un tema que analizo en profundidad en mi libro, The Healthy Mind Toolkit.

Soluciones

  • Es muy fácil escuchar el consejo de revisar sus correos electrónicos con menos frecuencia y pensar: «Debería hacer esto», pero nunca lo cumple. Espero que al leer este artículo haya aprendido por qué puede ser psicológicamente más difícil romper el hábito de revisar sus correos electrónicos con frecuencia de lo que parece a primera vista. Es posible que haya notado que algunas de las razones que he descrito casi parecen contradecirse entre sí. Por ejemplo, revisamos nuestros correos electrónicos porque es más fácil distraerse que concentrarse y, sin embargo, tenemos miedo de los correos electrónicos porque es probable que nos sintamos abrumados. Esta sutileza y complejidad es a menudo parte de nuestros hábitos y por qué existen.
  • Teniendo en cuenta todos los puntos que he señalado, piense qué enfoque de verificación de correo electrónico cree que es el más adecuado. En lugar de hacer un cambio drástico, intente alargar ligeramente el tiempo entre comprobaciones. Aumentarlo en un porcentaje. Por ejemplo, si actualmente lo revisa cada 30 minutos, intente cada 40 minutos.
  • Intente identificar varias veces que no revisará sus correos electrónicos (por ejemplo, cuando esté en la fila). O revisará sus correos electrónicos cuando regrese de un descanso, pero no antes de tomar un descanso. Elija lo que le ayudará a sentirse más relajado.
  • Reconozca que los consejos genéricos tienen un uso limitado. Revisar sus correos electrónicos por la noche no es un problema para mí y funciona muy bien. Por lo tanto, no necesito seguir consejos genéricos como: «No revise sus correos electrónicos después de las 8 pm».
  • Algún tipo de monitoreo automático puede ser muy útil para aumentar su atención en torno a los correos electrónicos. Por ejemplo, utilizo RescueTime (versión gratuita) para obtener un informe dominical semanal sobre cuánto tiempo he enviado correos electrónicos durante la última semana. Intento mantenerlo por debajo de las 5 horas.
  • Haga su parte para romper el ciclo de correos electrónicos fuera de horario. Si desea trabajar con los correos electrónicos después del horario laboral, simplemente posponga el envío de sus respuestas hasta el siguiente día hábil. También hay muchas herramientas que puede utilizar para automatizar esto.

Crédito de la imagen de Facebook: Marcos Mesa Sam Wordley / Shutterstock

Crédito de imagen de LinkedIn: Odua Images / Shutterstock

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