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Imagen de Armin Schreijäg en Pixabay

Fuente: Imagen de Armin Schreijäg de Pixabay

La mayoría de los adultos tienen años de experiencia asistiendo a eventos sociales, reuniones y otras reuniones. Respetamos las costumbres sociales con respecto a los saludos, los temas de conversación, la vestimenta y los estándares aceptables de comportamiento cortés. Cuando nuestra vida social en persona se detiene, el desafío es explorar hasta qué punto nuestro comportamiento social se traduce en comportamiento virtual.

Desde reunirse con invitados en un cóctel hasta caras en una pantalla de computadora, la socialización continúa. Pero a diferencia de una fiesta fuera de línea donde las personas pueden pasar el rato en diferentes momentos y naturalmente comienzan a dividirse en pequeñas conversaciones, en las plataformas virtuales, tales reuniones deben organizarse y orquestarse estratégicamente. Los organizadores de reuniones y fiestas valientes que utilizan Zoom u otras plataformas para recrear reuniones sociales, ya sean personales o profesionales, tienen el desafío de crear una experiencia que los asistentes encuentren cómoda y agradable. Aquí hay cinco consejos.

1. Recuerda que el tiempo lo es todo

Si bien probablemente ya sepa cómo usar Zoom, siempre hay consejos sobre cómo usarlo mejor. Es posible que no tenga mucha flexibilidad si está organizando una llamada de negocios, pero si está planeando una recepción social, hay formas de mejorar el valor de diversión y entretenimiento de su evento, lo que aumentará las citas con su vecino.

En primer lugar, como suele decirse, la sincronización lo es todo. Si está invitando a personas de diferentes zonas horarias, asegúrese de no invitarlas a un evento que comience para ellos a las 10:00 p.m. o las 6:00 a.m. Esta consideración afectará su lista de invitados, porque a diferencia de una fiesta fuera de línea, una fiesta Zoom puede atraer a juerguistas de todo el mundo. Podría ser genial si lanza una invitación abierta a entusiastas de ideas afines en cualquier lugar y en todas partes, dependiendo de su tema. Pero si su fiesta es estrictamente por invitación, considere las zonas horarias de todos en su lista.

2. Empiece fuerte

Kat Tenbarge en un artículo de Business Insider brinda consejos útiles sobre cómo llevar a cabo una buena reunión de Zoom como anfitrión, incluida la importancia de tener una Internet sólida y un método conveniente para iniciar y finalizar una reunión.[i]

Para comenzar fuerte, Tenbarge sugiere admitir a las personas de manera escalonada para evitar un enamoramiento en la puerta, lo que reduce la incomodidad de las presentaciones grupales. La mayoría de nosotros hemos experimentado este desafío, tratando de hablar entre nosotros a través de una señal de llamada constante de que otro invitado se ha unido a la reunión. Para facilitar las presentaciones y reducir las distracciones, Tenbarge envió mensajes de texto con su URL a algunas personas a la vez, comenzando varios minutos antes de que la reunión comenzara oficialmente, lo que ayudó a presentar adecuadamente a los recién llegados.

3. Respeta los límites virtuales

Una vez que sus invitados están en la puerta principal, algunos no mostrarán la cara, al menos no de inmediato. Esto puede ser notable, especialmente si se representa un cuadrado negro con solo un nombre o una imagen pequeña en un campo de asistentes sociables que participan en un espectáculo visual y una pantalla de información, revelando todo, desde su apariencia personal hasta su sala de estar (real) en el antecedentes. En lugar de bromas y burlas ligeras para «revelarte a ti mismo», tratar a un participante detrás de un avatar como todos los demás creará una sensación de comodidad y camaradería para todos. Los recién llegados a la escena de la fiesta virtual están sumergiendo un dedo del pie en el agua para comenzar uniéndose a su llamada; no seas el único que los empuja a la piscina. Compartirán más cuando estén listos.

4. Utilice las salas para grupos pequeños

Así como es más fácil interactuar en persona en grupos de chat más pequeños, la misma dinámica se desarrolla en Zoom. Las salas de descanso brindan un descanso de la sobrecarga sensorial de una pantalla masiva con múltiples rostros y nombres, y pueden ser más cómodas para los huéspedes tanto mental como físicamente. Interactuar con solo unas pocas caras a la vez puede ser menos estresante e incluso otorgar a los invitados permiso para relajarse, tanto mental como físicamente en las incómodas sillas donde se sentaron rígidamente en atención. Para maximizar la discusión, dependiendo del propósito de su reunión, es posible que pueda pedirles a sus invitados que cambien las salas de reuniones cada 15 minutos.

5. Termina fuerte

Incluso las reuniones de Zoom más entretenidas tienen que llegar a su fin. Noticia de última hora si eres el anfitrión: si tu primera noche es un Maratón de reuniones de Zoom, nadie vendrá en la segunda. A menos que organice una velada abierta en la que se invite a los huéspedes a entrar y salir cuando quieran, un límite de una hora, por ejemplo, permite que todos estén completamente presentes y atentos.

Si está planificando un evento durante la jornada laboral porque muchas reuniones comienzan a tiempo, limite sus reuniones a un máximo de 45 o 50 minutos, dando a todos tiempo para tomar un breve descanso antes de la siguiente. Para maximizar la eficiencia, considere abrir su sala Zoom con 30 minutos de anticipación para socializar y resolver dificultades técnicas.

La planificación de las fiestas de Zoom es un trabajo en progreso a medida que las reuniones virtuales continúan ganando popularidad y los asistentes adquieren habilidades virtuales. Con proactividad, diligencia y competencia digital, puede crear reuniones remotas que sean fáciles de asistir, entretenidas y agradables.

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