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La productividad tiene muchos enemigos: demasiadas reuniones, factores desencadenantes externos como las interrupciones de los compañeros de trabajo y realizar múltiples tareas de manera incorrecta, por nombrar algunos.

Pero la mayoría de las veces, son las trampas mentales las que nos hacen tropezar.

“Las trampas mentales son modos habituales de pensar que perturban nuestra tranquilidad, consumen enormes cantidades de nuestro tiempo y agotan nuestra energía sin lograr nada de valor”, escribió el profesor de psicología André Kukla en su libro Mental Traps: The Overthinker’s Guide to a Happier. La vida.

Aprender a reconocer estas trampas mentales las desarma, permitiéndonos superar su amenaza a nuestra productividad.

Aquí hay algunas trampas mentales comunes, acompañadas de una solución para liberarte.

Trampa mental: la falacia de la planificación

Según la Asociación Estadounidense de Psicología, la falacia de planificación es “la tendencia a subestimar la cantidad de tiempo necesario para completar una tarea futura, debido en parte a la confianza en escenarios de desempeño demasiado optimistas”.

Subestimar el tiempo que necesita para ciertas tareas significa que constantemente no puede cumplir con una línea de tiempo. Si eres un profesional independiente cuyos clientes tienen plazos estrictos o eres parte de un equipo que depende de ti para completar un proyecto como se espera, cumplir con los plazos es crucial para tu éxito profesional.

Calcular mal cuánto tiempo necesita para abordar las tareas también significa que intentará lograr más de lo que es posible en un día, lo que provocará un desequilibrio en su vida. Si asume demasiado en su trabajo, es posible que tenga que reasignar las horas reservadas para otras áreas de la vida, usted y sus relaciones, para terminar esas tareas.

Esas altas expectativas, más el bajo control que tienes para cumplirlas, son una fórmula garantizada para el agotamiento. Después de sacrificar horas antes destinadas a la diversión, el cuidado personal o el sueño, es probable que entre en un estado de agotamiento emocional, mental y, a menudo, físico provocado por el estrés prolongado o repetido.

Solución: no utilice una lista de tareas sin timeboxing

Por sí solas, las listas de tareas son una trampa. Sin restricciones, no muestran compensaciones de priorización de fuerza ni lo ayudan a cumplir con un cronograma realista.

El timeboxing, por su parte, es una técnica de gestión del tiempo mediante la cual reservas un periodo de tiempo específico en tu calendario para cada actividad. Es una excelente manera de vencer la falacia de la planificación porque le permite visualizar su tiempo. (Si es nuevo en el timeboxing, pruebe esta plantilla de creación de horarios para comenzar).

Puede usar aplicaciones de registro de tiempo para monitorear cuánto tiempo necesita normalmente para completar un proyecto de trabajo, una receta, una sesión de entrenamiento y más. Una vez que tenga una buena idea de cuánto tiempo le puede llevar algo, planifíquelo en su calendario cronometrado. Esto debería darle una buena idea de lo que puede hacer de manera realista en un día.

Sea liberal con la asignación de tiempo a sus tareas. No se limite a los minutos que necesita para el mejor de los casos de productividad: caja de tiempo para el peor de los casos. Si termina temprano, entonces tiene espacio para respirar para tomar un descanso.

Trampa mental: momentos liminales

Los momentos liminales son transiciones de una cosa a otra a lo largo de nuestros días. ¿Alguna vez abrió una pestaña en su navegador web, se molestó por el tiempo que tarda en cargar y abrió otra página mientras esperaba? ¿O miraba una aplicación de redes sociales mientras caminaba de una reunión a la siguiente, solo para seguir desplazándose cuando regresaba a su escritorio?

Al hacer estas acciones por “solo un segundo” o “cinco minutos como máximo”, es probable que hagamos cosas de las que luego nos arrepentiremos, como desviarnos del camino durante media hora.

Solución: la regla de los 10 minutos

La próxima vez que sienta la necesidad de revisar su teléfono en un momento de aburrimiento o distracción, dígase a sí mismo que debe esperar solo 10 minutos. Es probable que una vez que pasen los 10 minutos, su impulso se acabe.

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La regla de los 10 minutos, también conocida como “superar el impulso”, es cuando tomas un respiro para notar tus sensaciones y montarlas como una ola, lo que te ayuda a sobrellevarlas hasta que las sensaciones se calmen.

Navegar por el impulso es efectivo para ayudarme a lidiar con todo tipo de posibles distracciones, como buscar algo en Google en lugar de escribir, comer algo poco saludable cuando estoy aburrido o ver otro episodio en Netflix cuando estoy «demasiado cansado para ir a la cama». ”

Trampa mental: el efecto de la mera urgencia

El mero efecto de urgencia es la “tendencia a perseguir la urgencia sobre la importancia”, tal como lo define este estudio reciente. Dice: «Las personas pueden optar por realizar tareas urgentes con ventanas de finalización breves en lugar de tareas importantes con resultados más grandes».

En otras palabras, tendemos a priorizar la realización de la tarea servil de cinco minutos en lugar del proyecto importante que nos llevará horas de trabajo.

El correo electrónico es un ejemplo perfecto. Es la maldición del trabajador moderno. El trabajador de oficina promedio recibe 100 mensajes por día. Incluso si puede tocar una respuesta en solo dos minutos para cada uno, eso suma más de tres horas diarias. Consumirá todo el tiempo que necesite para tareas más importantes si se lo permite.

Solución: planificar sesiones de trabajo enfocadas

El timeboxing puede protegernos de los cantos de sirena de las tareas domésticas. En su calendario, reserve un período para concentrarse en el trabajo e informe a su familia, compañeros de trabajo, jefe, cualquier persona que intente acercarse a usted en ese momento, sepa que no estará disponible.

Esto eliminará la culpa o la ansiedad que sientes por no responder a los correos electrónicos cada 30 segundos porque tu jefe y compañeros de trabajo sabrán que no estás holgazaneando, eres indistraible.

Planificar un tiempo de trabajo enfocado también le permitirá saber que cualquier otra tarea que haga en ese tiempo es una distracción. Es posible que sienta la tentación de volver a revisar su bandeja de entrada o, si está trabajando desde casa, tirar rápidamente algo de ropa en la lavadora, pero eso está prohibido durante su tiempo de trabajo concentrado.

Trampa mental: Vergüenza por no hacer todo

Los humanos no somos máquinas, por lo que vamos a tener momentos de baja productividad, incluso si somos proactivos en la gestión de nuestro tiempo y atención. Hacerte sentir avergonzado por tu falta de productividad no te hará ningún bien.

Tal vez te hayas sentido avergonzado por dormir hasta tarde en lugar de levantarte para tu entrenamiento matutino. O tal vez la distracción pudo robar tu atención más de lo habitual hoy.

No cedas a la autoculpabilidad. Esa culpa tóxica solo te hará sentir aún peor y puede, irónicamente, llevarte a buscar aún más distracciones para escapar del dolor de la vergüenza.

Solución: Autocompasión

Todo el mundo lucha con las distracciones de vez en cuando. Lo importante es asumir la responsabilidad de nuestras acciones sin vergüenza tóxica.

La autocompasión hace que las personas sean más resistentes a las decepciones al romper el círculo vicioso de estrés que a menudo acompaña al fracaso.

Si te encuentras escuchando la vocecita en tu cabeza que a veces te intimida, es importante saber cómo responder. En lugar de aceptar lo que dice la voz o discutir con ella, recuerda que los obstáculos son parte del proceso de crecimiento.

Háblate a ti mismo como lo harías con un amigo. Tendemos a ser nuestros peores críticos, pero si nos hablamos a nosotros mismos de la forma en que ayudaríamos a un amigo, podemos ver la situación como realmente es. Decirse a sí mismo cosas como: “Esto es lo que significa mejorar en algo” y “Estás en camino” son formas más saludables de manejar las dudas sobre ti mismo.

Los sentimientos de culpa son otra razón más para usar un generador de horarios en lugar de listas de tareas pendientes, que perpetúan estereotipos dañinos porque actúan como un recordatorio constante de que no hiciste lo que dijiste que harías.

Esta publicación también apareció en NirAndFar.com.

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